個人間の重要契約の場合、契約者個人の意思を象徴する印鑑は実印となります。同様に、会社の契約においてもこの実印にあたる社印が必要となり、それが代表者印です。個人実印は法務局で印鑑登録を行うことによって実印としての効力を発揮しますが、代表印も同様に法務局での登録が必要です。会社設立の際に必要となるため、このとき作成・登録するのが一般的です。代表者印には会社名とともに代表取締役名が記され、重要契約の際に使用される会社(株式会社、NPO法人、合同会社、社団財団法人等)の顔と言ってよい大切な印鑑です。
代表者印は、法人としての重要取引・契約の場面で登場する印鑑です。代表者印を使う場面としては、
- 会社を設立するとき
- 不動産の売買契約をするとき
- 企業買収の契約をするとき
- 取引先との契約をするとき
- 連帯保証の契約をするとき
などがあります。
では、そのような重要な印鑑である実印はどのように作ればよいのでしょう。ここでは印材、サイズ、刻印内容、書体、そして実印として使うために大切な印鑑登録について説明させていただきます。
代表者印に適した印材
代表者印は実印同様に印影を法務局で登録するものであり、印影が変化してしまうと効力がなくなってしまい登録しなおす必要が出てきます。このため、会社の代表印はなるべく印影が変わらないように丈夫な素材で作成することが必要となります。 素材としては琥珀などの石材系の素材や金属系の素材など丈夫な素材が多く使われています。
選ぶ基準はそれだけではありません。代表者印は会社同士の大事な契約の場面に登場する印鑑ですので、高価な見た目の実印を契約時に出せば、契約の相手方にアピールすることが出来るでしょう。このような目的で選ぶのであれば象牙、水牛系の印鑑などはお薦めです。
代表者印に適した印影のサイズ
代表者印として登録できる印鑑は、「辺の長さが１㎝を超え，３㎝以内の正方形の中に収まるものでなければならない」という法務局の規定があります。これと捺印の際の手のなじみやすさを考えると、直径16.5mm〜21mm程度の印鑑を選んでおけば間違いがないでしょう。下のオススメのサイズ表を御覧ください。
代表者印の刻印内容
回文と中文の意味を抑えておけば、内側の円と外側の円によって一目押し印を見ればすぐに内容を理解することができるというわけです。印鑑作成の際にまず抑えておきたいところです。
代表者印に適した書体
代表者印登録に際して書体の規定は通常ありませんが、運気を呼び込む書体、威厳のある書体などが好まれます。下にオススメの書体を表にしています。
社の代表者印として使用する法人の社印は街中にあるお店で購入することも出来ますが、最近はインターネットの普及に伴いネット通販などで購入する方も増えてきています。インターネット通販で選ぶメリットとしては実店舗の価格と比べると価格が非常にお求め安くなっているところが多いです。
少しでもコストを抑えたい独立や開業時に会社の印鑑を作るときには便利です。最近では即日発送をする店舗も多々ありますのでお急ぎの場合にも便利です。代表者印と銀行印などがセットで販売されている場合もあるので、ある程度まとめて購入してしまうのもお得かもしれません。
会社の代表者印や社印はとても重要なものであり、紛失して悪用されてしまうと会社に膨大な損失が発生してしまう可能性があります。これらの取り扱いについては厳重にして、持ち出しが出来る人間を一定の役職以上に限定したりして、管理をしっかりとすることも重要です。もし会社の代表者印を紛失してしまった場合などは悪質な利用をされてしまわないように速やかに廃止の届け出を行うことが重要です。
持ち出すときにはそれらの返却予定日などもしっかりと予定をたてておくことが大事であり、だれがいつ持ち出したかなどを後からでも把握することが出来るようにしておけば、紛失、偽造などの問題が起こった時などに原因を特定す手がかりになります。
代表者印は一般的に丸寸胴もしくは丸天丸という丸印にて作成します。丸寸胴・丸天丸は印鑑業界では古くから使われている言葉で、丸寸胴は円筒形、丸天丸は中程にくびれがあり上が丸まっている形状ものです。単純な形の丸寸胴はコストを抑えて作成できること、複雑な形状の丸天丸は押しやすさと高級感が特長となります。会社設立時には代表者印と銀行印を同時につくることが多いので、この際代表者印は丸天丸、銀行印は丸寸胴のように分けて作成するのもひとつの手です。このようにすることで取り違えのおそれが少なくなるという利点もあります。
個人事業主として商売を始めるのに必要なのは税務署に提出する「個人事業の開業届出書」というものですが、この際に必要なのは個人実印だけで法人で一般的に使用している代表者印は必要ありません。
ただし、法人でいう代表者印（屋号が含まれた印鑑）を認印として作成して、通常の業務にて使用することは可能です。 契約書等で実印を押す必要がある場合は個人の実印を使う必要がありますが、その必要のない日常取引の範囲内で法人の代表者印を認印として 使用することでより円滑に業務をまわしやすくなるかもしれません。 尚、登録した屋号を同一市区町村の中で占有できる「商号」としたいときに行う「商号登記」という手続きにおいて代表者印を作成し登録するということができます。商号登記自体は個人実印だけで可能なのですが、この際代表者印を作って同時に登記することも可能です。(ただしこの際、通常の法人の商号登録とは記入項目が異なります)。
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