訂正印とは

書類訂正に使用される印鑑

契約書や申込書などの作成の際、内容に誤記載があったときに安易に線で消したり修正液で消して済ませることはできません。そのような修正の仕方では、書類作成者とは違う人間が改ざんしたものと区別がつかないからです。

かといって、最終確認時に間違いが見つかった場合それ最初から作り直すのは大変な手間になってしまいます。このようなときの内容訂正作業に用いられるのが訂正印です。これは、記載の訂正をしたのが書類作成者であることを証明するための印鑑です。

使い方

訂正印の使い方には正式な方法があります。まず間違っている文章に赤ボールペンで二重線を引き、その横または誤字の上に訂正印を押します(横でも上でもスペースがあるなら基本的にはどこでもかまいません)。訂正印はこのように一般に狭い空きスペースに捺して使用する関係上、サイズが小さめの印鑑を用意して使うのが一般的です。

この訂正作業は簡単であり訂正印は便利なものですが、特に業務上で社外の取引先との契約書などに間違いだらけの書類を提出するのはためらわれるものです。訂正箇所が余りにも多い場合は最初から作り直すほうが良いでしょう。また、やむを得ず訂正印を使用する場合も、訂正内容によっては余裕のあるページにおいて訂正箇所についての説明を記述するとなお良いでしょう。

契約書などの訂正という操作は、一般的な事務作業では行う機会はさほど多くはありません。自分が契約書を書くときなど、重要な内容を間違えて訂正しなければならないということは滅多にありませんし、望ましくありません。

大場

訂正印を作成して常備し、頻繁に使用するのは、書類を作成したり確認したりすることを主たる業務とする職業(行政書士など)に携わった場合ですね。書類作成専門業務以外でも少ないながら訂正印を使った訂正作業は見かけるものではあるので、しっかりと意味と正しい方法を覚えておくことは大切だと思います。

「了承」「確認」が大事

訂正印の使用においては、たとえば契約書であれば契約に携わる双方が訂正箇所をしっかりと確認することが非常に重要です。重要な書類の場合などは特に、訂正箇所を確認した側も「了承しました」という意味で印鑑を押すことがあります。双方にとって訂正という操作はとても使い勝手の良いものであると同時にトラブルの元でもあり、自分が不利な状況にならないためにも、しっかりと訂正箇所について確認することが大切です。

印鑑を使う場面というのは、目的によってはとても重要な場面であり、そこで訂正印を使ったり、訂正を確認することがあれば、やはり正しい知識がなければ上手く対応することが出来ない場合があります。しっかりと覚えておきたいところです。

訂正印の作り方

訂正印に使う印鑑の種類にとくに決まりはないのですが、狭い空間に捺すことが多い関係上、小さい印面の細い印鑑として使われることが多いです。このタイプの印鑑はあまりバリエーションは多くなく選択肢も多くないのが普通ですが、一般的なはんこ屋さんでは木材系、黒水牛などが用意されていることが多いようです。予算、お好みに合わせて選べば問題はないでしょう。

訂正印の印面

訂正印の印面は小さめの円形もしくは楕円形で作られるのが普通です。サンプルを下にまとめました。